💡 Wenn du die Projektdatenbank nicht in der Sidebar siehst, während du dich auf Meine Projekte befindest, ist das Feature in deinem Vertrag nicht enthalten.
Bei Interesse wende dich bitte an unser Sales-Team, um den Funktionsumfang freizuschalten.
Was ist die Projektdatenbank?
Die Projektdatenbank ist ein zentrales Export- und Analyse-Tool, mit dem du alle Projektdaten deiner Organisation projektübergreifend abrufen kannst.
Im Gegensatz zu Auswertungen innerhalb einzelner Projekte ermöglicht sie:
den gleichzeitigen Export mehrerer Projekte
eine einheitliche Datenstruktur
eine hohe Detailtiefe bis auf Komponenten- und Aufwandswerte-Ebene
die Nutzung der Daten in Excel für eigene Auswertungen, Vergleiche und Berichte
Der Export eignet sich ideal, um:
eine interne Projektdatenbank aufzubauen
Projekt- und Leistungskennzahlen zu vergleichen
regelmäßige Check-ins (z. B. monatlich oder nach jedem Level) durchzuführen
Projekte auswählen
Im oberen Bereich der Projektdatenbank wählst du die Projekte aus, die exportiert werden sollen. Du kannst gezielt nach Projekten suchen oder mehrere Projekte gleichzeitig auswählen. Auch große Projektportfolios lassen sich so in einem einzigen Export bündeln.
Detailgrad festlegen
Über den Detailgrad-Regler bestimmst du, auf welcher Ebene die Daten exportiert werden. Der Export kann von einer groben Gebäude- oder Geschossansicht bis hin zu einer sehr detaillierten Komponenten- und Aufwandswerte-Ebene reichen.
Je höher der gewählte Detailgrad, desto granularer und umfangreicher ist die resultierende Excel-Datei.
Export konfigurieren
Im Konfigurationsbereich legst du fest, welche Informationen im Export enthalten sein sollen. Die Auswahl erfolgt über thematisch gruppierte Optionen, zum Beispiel für allgemeine Projektinformationen, Zeit- und Dauerkennzahlen, Arbeitsstunden oder Aufwandswerte.
Alle Bezeichnungen und Kennzahlen folgen den oculai-Standards. Detaillierte Erläuterungen findest du im oculai Glossar. Zusätzlich werden bei vielen Feldern Info-Symbole ⓘ angezeigt. Wenn du mit der Maus darüberfährst, erscheint ein Tooltip mit einer kurzen Erklärung zur jeweiligen Kennzahl und ihrer Berechnungslogik.
Export-Vorlagen
Um den Export möglichst effizient zu gestalten, kannst du Export-Vorlagen verwenden. Eine Vorlage speichert den gewählten Detailgrad sowie die ausgewählten Felder und kann jederzeit erneut genutzt werden.
Die Vorlagen sind organisationsweit gültig und stehen allen berechtigten Nutzern deiner Organisation zur Verfügung. So lassen sich wiederkehrende Exporte standardisieren, beispielsweise für Controlling, Management-Reports oder regelmäßige Projekt-Reviews.
Aufwandswerte – Voraussetzung
Aufwandswerte werden nur dann im Export ausgegeben, wenn die Menge zuvor in den Aufwandswerten unter Auswertung gepflegt wurde. Ohne diese Angabe können entsprechende Kennzahlen nicht berechnet und exportiert werden.
Export & Weiterverwendung
Der Export der Projektdatenbank erfolgt als Excel-Datei (.xlsx). Alle ausgewählten Projekte werden in einer strukturierten Tabelle zusammengeführt und können direkt für eigene Analysen, Vergleiche oder den Aufbau einer internen Datenbasis genutzt werden.
Die Projektdatenbank ist damit das passende Werkzeug, wenn du oculai-Daten projektübergreifend, standardisiert und außerhalb der Plattform weiterverwenden möchtest.